Sok online elérhető terméket használok a munkám során. Ezekkel érem el, hogy bárhol és bármikor tudjak dolgozni. A segítségükkel kiszabadultam az irodából, elszakadtam egy fix számítógéptől. Gyakorlatilag bárhol és bármilyen számítógépen el tudom végezni a munkámat, csak legyen stabil internet kapcsolat és egy böngésző program. Az egyik ilyen termék ami nélkül ma már nem tudnék meglenni a G Suite.
Miért használom a G Suite rendszert és miért ajánlom minden ügyfelemnek?
- Mi a G Suite?
- Napi szinten használt alkalmazások
- A G Suite előnyei a vállalkozásom számára
- A G Suite hátrányai
- Összegzés
Mi a G Suite?
A G Suite a Google cég által létrehozott online alkalmazások összessége. Elsősorban a levelezést emeli ki mindenki mint fő funkciót, ami igaz is. Viszont sok más hasznos alkalmazást is magában foglal, amivel nagyon hatékonyan segíti az üzleti életet. A G Suite a levelezésen túl olyan hasznos alkalmazásokat tartalmaz mint az akár korlátlan méretű tárhely, céges közös naptár, címtár, dokumentum és táblázat szerkesztő vagy éppen a videokonferencia rendszer.
A G Suite 3 különböző előfizetési csomagot kínál.
- Basic: 4 € /felhasználó/hónap
- Business: 8 €/felhasználó/hónap
- Enterprise: 23 €/felhasználó/hónap
A GOLNET vállalkozásomban a Basic csomagot használom. Ennek a díja nettó 5,2 EUR/hónap/felhasználó. Tehát havonta nagyjából bruttó 1600 Ft-ért egy olyan komplex szolgáltatást használok, amivel teljes mértékben függetleníteni tudtam magam. Elértem azt, hogy nem vagyok egy darab számítógéphez kötve. Gyakorlatilag bárhol, bármilyen internet eléréssel rendelkező eszközön elérem az összes rendszert amihez a munkám elvégzéséhez szükségem van.
Miben több a G Suite mint az ingyenes Gmail?
Felmerülhet a kérdés, hogy miért fizetek egy szolgáltatásért amihez ingyen is hozzájuthatok?
Szeretem az ingyenes szoftvereket, de van az a pont amikor be kell vallani, hogy a fizetős még jobb. A fizetős G Suite bár látszólag ugyanaz mint az ingyenes Gmail. Az, amiért fizetek nem látható elsőre.
- saját domain név használata: @gmail.com email cím helyett @golnet.hu – mennyivel jobban néz ki, ugye?
- 15 GB helyett 30 GB vagy akár 1+ TB tárhely
- kétlépcsős hitelesítés
- reklámmentesség
- email alias címek: ertekesites@golnet.hu, domain@golnet.hu, stb. mind egy-egy alias (virtuális) címe az olah.gabor@golnet.hu címemnek
- csoportos naptárak
- offline használat
- 99,9%-os garantált rendelkezésre állás
A napi szinten használt szolgáltatások
GMail
A Gmail mindenki számára ismerős. Már alig ismerek valakit akinek ne lenne gmail-es email címe.
A G Suite egyik nagyon jó funkciója (persze a versenytársak is tudják ezt), hogy a céged saját domain nevét tudod használni az emailekhez (például ertekesites@golnet.hu). Kisebb cégek vagy egyéni vállalkozások nagyon jól elvannak cégnev@gmail.com formátumú email címekkel, de mennyivel jobban mutat az ertekesites@cegnev.hu email cím!
Google Calendar
Nem tudnám hatékonyan végezni a munkámat egy profi naptár alkalmazás nélkül, mint amilyen a Google Naptár. Minden megbeszélésem, határidők és emlékeztetők ide vannak feltöltve.
A naptár segít rendet tartani és nem engedi, hogy bármit is elfelejtsek. Az egyik legjobb funkciója, hogy létre lehet hozni különböző naptárakat amelyeket azután megoszthatok a munkatársakkal vagy azok egy csoportjával. Például létrehozok egy naptárat a értékesítő csapatnak, egy másikat pedig a céges utazásokra. Ezután mindenki képben lesz, hogy ki, mikor hova utazik, vagy éppen milyen megbeszélésen van. A naptár bejegyzésekhez csatolni tudok különböző anyagokat, amivel segítem a kollégák munkáját.
Google Drive
A Google Drive a nélkülözhetetlen alkalmazás a fájlok tárolására. Itt tárolom az összes dokumentumot és fájlt amire valaha is szükségem lehet a munkámhoz. Ha szükséges, akkor az itt tárolt fájlokat megoszthatom az ügyfelekkel is.
A G Suite Basic csomag csak 30 GB tárhelyet biztosít minden felhasználónak. A nagyobb csomagokban akár korlátlan tárhelyet is kaphatsz. A minimum az 1 TB, ami már bőven elegendő bármely mikro, kis és közepes vállalkozás számára. Szükség esetén további tárhelyet lehet vásárolni az egyes felhasználóknak.
Nagyobb csomagokban elérhető a Team Drive, azaz Csapat meghajtó. Ezzel a funkcióval mindörökre elfelejtheted az emailen keresztüli fájlküldést a kollégák részére. Létre hozhatsz például projektenként egy-egy mappát és a csapat minden tagja oda tölti fel a fájlokat. Mindenki azonnal hozzáfér a fájlokhoz. Nincs több kifogás, hogy nem kaptam meg az emailt.
Google Docs és Google Sheets
A Google Drive-tól nem teljesen független alkalmazások, hiszen a Drive-ból is közvetlenül elérhetőek. Ezekkel lehetőséged van dokumentumok és táblázatok létrehozására és szerkesztésére, közvetlenül a böngésződben. Importálni tudja a Microsoft DOC és Excel fájlokat valamint a PDF fájlokat is. Exportálni is képes ezekbe a formátumokba.
Gondolod, hogy kevés a 30 GB? A Google saját formátumában tárolt dokumentumok és táblázatok nem foglalják a helyet a 30 GB-ból.
Minden dokumentumot, beleértve a szerződéseket vagy árajánlatokat ebben a formátumban tárolok a Google Drive-on. Az sem gond ha egy dokumentumon egyszerre többen dolgozunk. Valós időben látjuk egymás munkáját és változtatásait.
Google Keep
Van amikor csak gyorsan fel kell jegyzetelnem valamit. A Google Keep pont erre jó. Jegyzeteket készíteni, gyorsan és egyszerűen.
Tökéletes arra, hogy például teendő listát, vagy emlékeztetőket készíts magadnak. Ha megbeszélésen vagy egy ügyfélnél, akkor ide gyorsan le tudod jegyzetelni a megbeszélteket.
Sőt, akár rajzokat is készíthetsz. Persze nem műszaki rajzokat, de arra pont jó, hogy egy felmérés eredményét lerajzold ami alapján majd elkészíted a terveket.
Drive File Stream
Annak ellenére, hogy a G Suite alapvetően online alkalmazás a Drive File Stream lehetőséget ad a fájlok megszokott módon való kezelésére.
A fájlok kezelését mindenki az Windows Intézőből szereti elvégezni. A Drive File Stream létrehoz egy új meghajtót a számítógépen. Hasonlóan mint mikor csatlakoztatsz egy pendrive-ot. Ezután az új meghajtón elérhetővé válnak a felhőben tárolt fájlok.
Lehetőséged van beállítani, hogy mely könyvtárakat lásd. Alapértelmezésben a fájlok nem kerülnek szinkronizálásra a helyi lemezre, viszont a kiválasztott mappák tartalmát szinkronizálhatod a helyi számítógépre. A felhőben lehet akár 1 TB adatod is, de ha csak egy kis méretű meghajtó van a gépedben, akkor csak a kiválasztott adatokról készíthetsz helyi másolatot.
További szolgáltatások
Címtár
A címtárban tárolhatjuk az összes kapcsolatunk névjegyét és minden hozzá kapcsolódó adatot. A névjegyek automatikusan szinkronizálódnak az összes készülékünkön. Ha létrehozok egy újat, az azonnal megjelenik az összes többi eszközön.
Google Forms és Google Slides
A Forms alkalmazással kérdőíveket lehet létrehozni amit azután szétküldve be tudjuk gyűjteni az ügyfelek válaszait.
A Slides alkalmazással pedig prezentációkat lehet készíteni amit azután egy ügyfél megbeszélésen le tudunk vetíteni.
Google Meet és Chat
A Meet alkalmazással több résztvevős videokonferenciát lehet létrehozni. Minek költsük a pénzt drága utazásra és szállodára, ha csak megbeszélni szeretnénk a projekt alakulását az ügyféllel? Használjunk videokonferenciát és a utazásra fordított időben pedig csináljunk valami olyat ami pénzt hoz a konyhára. A Chat hasonló alkalmazás, de a nevéből is látszik, hogy csak chatelésre használható.
Mobil menedzsment
A vállalkozás összes mobil készülékét tudjuk kezelni. Szabályokat hozhatunk létre vagy éppen távolról törölhetjük a készüléket ha mondjuk elhagytuk. Ideális eszköz arra, hogy kontrolláljuk a készülékek használatát.
A G Suite előnyei
A fenti funkciók vitathatatlanul nagyszerűek, de itt az ideje, hogy megmutassam milyen valós előnyökkel is járt a G Suite bevezetése a vállalkozásomban. Hasonló eredményekre Te is számíthatsz ha belevágsz.
Szoftver licenc díjak csökkentése és/vagy megszüntetése
A bevezetés után az első kézzelfogható előny, a szoftverek licenc díjának csökkenése, sőt teljes megszüntetése volt.
- MS Office 365 előfizetés megszűnt –> teljes egészében váltottam –> -21-30.000 Ft/év
- Windows licenc megszűnt –> váltottam Linux-ra, így egyik következő gépemre sem kell Win licencet vásárolni –> -30-45.000 Ft/gép
A munkám során nem használok olyan szoftvert amihez Windows-ra lenne szükségem. Mindent kiváltottam vagy felhős vagy linux-os verzióval.
Néha előfordul, hogy mondjuk el kell indítanom a Corel Draw-t, mert egy régi projekt fájljai még ilyen formátumban vannak. Ilyenkor az egyik megoldás, hogy egy virtuális gépben egy demo Windowst (evaluation verzió letölthető a Microsoft oldaláról) használok. A másik megoldás, hogy egy ismerőst megkérek, hogy mentse el valami más formátumban.
Levelező szerver fenntartási költségeinek csökkentése
Ha emailt használsz, akkor kell egy szerver is ami elvégzi ezt a feladatot. Milyen lehetőségek vannak erre a célra?
A weboldal tárhely használata
Előnyök:
- a weboldaladnak szánt tárhelyet használod plusz költség nélkül
- kis fenntartási költség
- nem szükséges rendszergazda az üzemeltetéshez
Hátrányok:
- kicsi tárhely méret akár már 2-3 kolléga esetén is
- nagy levélforgalom esetén helyi gépre telepített email kliens használata és a levelek helyi gépen való tárolása
- manuálisan elvégzett biztonsági mentések készítése a helyi levelekről
- ha a gép tönkre megy, akkor az összes email is elvész (kivéve ha volt rendszeres biztonsági mentés)
Saját szerver üzemeltetése
Előnyök:
- maximális szabadság
- nem függsz más szolgáltatóktól ha saját szerver szobát alakítasz ki
Hátrányok:
- rendkívül drága, akár több milliós beruházás
- ha adatközpontban tárolod a szervert, akkor annak magas lehet a költsége
- főállású rendszergazdát kell alkalmaznod az üzemeltetéshez
Felhő szolgáltatás használata
Előnyök:
- kis fenntartási költség
- elég egy szerződött rendszergazda az üzemeltetéshez
- szinte korlátlan tárhely
- biztonsági mentés megoldott
- sok plusz szolgáltatás, mint tárhely, naptár, dokumentum szerkesztés
Hátrányok:
- külső szolgáltatónál vannak az adataid
- ahogy nő az alkalmazotti létszám úgy nőnek a költségek is
Függetlenség az eszközöktől és kimagasló üzembiztonság
Azzal, hogy a G Suite szolgáltatásait használom teljes mértékben függetleníteni tudtam magamat és a munkámat egy adott számítógéptől.
- bármilyen internetre kötött számítógépről elérem az összes munkámhoz szükséges adatot
- nem kell aggódnom, hogy tönkre megy a számítógépem
- nem kell aggódnom a hibás eszközök miatti adatvesztéstől
- az összes adatomat, emaileket és névjegyeket elérem a mobilomról, a tabletemről és a bármelyik számítógépről
- akár utazás közben is bármikor dolgozhatok a tabletemről, így sok esetben nincs szükségem laptopra sem
Ismerős és könnyen használható
Mivel az ingyenes GMail-t már sok-sok éve használom ezért a váltás rendkívül kényelmes volt. Mondhatni észrevétlenül megtörtént.
A G Suite-nak messze a legjobb a mobilos kompatibilitása ha androidos eszközről van szó. Egyszerűen csak működik.
A G Suite hátrányai
Hogy őszinte legyek, nem sok hátrányát láttam még a G Suite használatának az elmúlt években. A hátrányok mindig attól függnek, hogy Te és a vállalkozásodban dolgozó kollégák milyen módon közelítitek meg a rendszert.
Itt van néhány dolog amit mindenképpen fontolj meg mielőtt átváltasz a G Suite rendszerre:
- A G Suite teljes egészében webes rendszer és nincs felkészítve az offline szoftverekkel való használatra. Ha korábban MS Office használtál, akkor elsőre nem biztos, hogy a Docs, Sheets vagy a Mail szimpatikus lesz.
- Ha Outlook párti vagy és továbbra is Outlook-ban szeretnéd kezelni a leveleidet, akkor az nem éppen triviális. Meg vannak rá a megfelelő eszközök, de biztos, hogy lesznek olyan funkciók amelyek egy kicsit másként fognak működni.
- Ha nem vagy teljes mértékben elkötelezve egy új rendszer bevezetésre vagy a bevezetés után úgy fogod látni, mintha kihúzták volna a lábad alól a szőnyeget. Ami igaz is, hiszen
- A G Suite egy teljesen más rendszer mint amit eddig használtál. Tanulásra, megértésre és megfelelő hozzáállásra lesz szükséged a sikeres bevezetéshez.
- Legyen benned motiváció, hogy feladd az offline, számítógépre telepített szoftverektől való függőségedet. A G Suite bevezetés után rá kell állnod a felhőre.
Összegzés
Ahogy látod, a G Suite egy nagyszerű online kollaborációs eszköz lehet bármilyen cég vagy szervezet számára. Rendkívül könnyű a használata és megéri a pénzt. Ár érték arányban verhetetlen. Mivel jó eséllyel korábban már használtál Gmail-t, ezért ismerős lesz a felület. Nincs szükség hosszas tanulásra.
Ha most ismerkedsz a G Suite rendszerrel, akkor javaslom, hogy iratkozz fel a blogjukra. Itt minden információt megtalálsz a funkciókról.
Kérdésed van a G Suite rendszerrel kapcsolatban? Előzetes tanácsadásban, tervezésben és bevezetésben a legnagyobb örömmel segítek.
Ez a cikk a GOLNET Informatikai blogon jelent meg először 2018. december 4.-én.
