Már jó ideje elérhető és használható az elektronikus számla, de a mai napig sok félreértés van kürölötte. Nézzük meg, hogy mi a különbség az elektronikus számlák, az e-számlák és a papírszámlák között.
Papírszámla
A papírszámla a jó öreg kézzel írt számla, vagy éppen egy gép által kinyomtatott számla is lehet. A ma elérhető online számlázó programok mindegyikében a papírszámla az alapértelmezett beállítás. A számla kiállításakor az elkészült számlát a vevő egy PDF dokumentumban kapja meg a saját e-mail címére. Bár elektronikus formában kapja meg, ez ettől még csak egy elektronikusan előállított papír alapú számla. Ezt a fajta számlát ki kell nyomtatni és papír alapon kell tárolni mind a kibocsátó, mind a befogadó fél részéről.
Lehet szkennelt formában is tárolni ha biztosítani tudjuk, hogy a szkennelés után semmilyen módon nem változtatható meg az adattartalma.
Elektronikus számla
Sokan elektronikus számlaként beszélnek az előbb említett elektronikusan előállított papír alapú számláról. Úgy gondolják, hogy az, mivel elektronikus formában (PDF) kapták meg. Ez tévedés.
A törvény szerint az elektronikus számla az amit elektronikus formában állítottak elő és fogadtak be (ÁFA tv. 259. § 5. bekezdés) ÉS amit minősített elektronikus aláírással láttak el, tovább kizárólag elektronikus formában tárolható, kezelhető és mutatható be a NAV felé. (175. §) Az alkalmazásának feltétele a számlabefogadó beleegyezése (175. § 3. b.), kivéve, ha erről a jogszabály eltérően rendelkezik.
Az ide vonatkozó hatályos jogszabály: https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=A0700127.TV
A befogadásába való beleegyezés többféle módon történhet.
- Előzetes, írásbeli beleegyezés.
- Az eladó ÁSZF-ébe bele van írva, amit a webáruházban történő vásárláskor el kell fogadni.
- Az emailben magkapott elektronikus számlát a vevő valamilyen módon kifizeti.
A két utóbbit ráutaló magatartásként kell kezelni.
A mai napig vannak emberek, cégek és szervezetek, akik nem tudják vagy akarják befogadni az elektronikus számlákat. Ennek sok oka lehet, de tudni kell, hogy a számla kibocsátója nem kényszerítheti rá a vevőre az elektronikus számlát. A vevő a kiállítás és emailben való kézbesítés után mondhatja azt, hogy neki ebben a formában nem felel meg. Ebben az esetben új, papír számlát kell a részére kiállítani kézzel vagy számlázó programmal, amit szintén el lehet küldeni elektronikus formában.
E-számla
A köznyelvben e-számlaként említik az elektronikus számlát. A törvény és könyvelői/adózási szempontból nem létezik olyan hivatalos fogalom, hogy e-számla.
Összefoglalva
- Nem minden elektronikus formában kapott számla elektronikus számla!
- Az időbélyeg nélkül kapott PDF számla NEM minősül elektronikus számlának, csak elektronikus formában előállított papír számla, ami kizárólag papírra nyomtatott formában érvényes és hiteles.
- Az elektronikus számla (törvény szerint) minősített elektronikus aláírással ellátott digitális dokumentum, amit kizárólag elektronikus formában lehet kiállítani, befogadni, kezelni, tárolni és bemutatni. Hiába érkezik PDF formátumban, kinyomtatva már nem hiteles.
- Hivatalos értelemben nem létezik olyan, hogy e-számla. A köznyelvben sokan az elektronikus számlát hívják e-számlának és az elektronikus formában érkezett papír alapú számlát hívják elektronikus számlának. Tévesen.
Ez a cikk a GOLNET Informatikai blogon jelent meg először 2019. szeptember 17.-én.
