Egyre terjed az elektronikus számla. Az online számlázó programok rohamos térnyerésével ma már a vállalkozások nagy része elektronikusan állítja elő és továbbítja az ügyfelei részére a számlákat. Azt gondolná az ember, hogy ezzel mindenki tisztában van. Pedig többedjére futok bele olyan ügyfélbe akinek a könyvelője visszadobja az elektronikus számlát. Nézzük meg miért és mit lehet ellene tenni.
Nem, ez nem egy újabb szakmai cikk lesz. Abból számtalan létezik az interneten (források a cikk végén). Most egy olyan esetet írok le, ami velem történt meg.
Szituáció, amiből ez a cikk keletkezett
Van egy ügyfelem, akinek a könyvelője már nem az első számlámat dobja vissza. Korábban elektronikusan kiállított papír alapú számlát, most pedig egy tisztán elektronikus számlát dobott vissza. Legutóbb az indok az volt, hogy nem tudja elektronikusan tárolni a számlát. Csak és kizárólag úgy tudja elfogadni ha kinyomtatva, aláírva és pecsételve, postán elküldöm neki.
Mit jelent az elektronikus számla?
Az elektronikus számla fogalmát a magyar törvények egyértelműen meghatározzák. Mint ahogy azok kezelésének módját is.
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (köznyelven áfa törvény) alapján az elektronikusan előállított, elektronikus időbélyeggel és pecséttel ellátott számlát nevezzük elektronikus számlának, amit elektronikusan bocsátottak ki és fogadtak be.
Tehát az elektronikus számla jellemzően egy PDF dokumentum lesz, amiben van egy elektronikus aláírás becsatolva. Ez az elektronikus aláírás fogja igazolni a számla hitelességét.
Mi az elektronikus számla, e-számla és a papírszámla?
Mikor és meddig hiteles egy elektronikus számla?
Egy számla akkor és addig hiteles ameddig egyértelműen bizonyítható a kiállító személye. Régebben erre a célra szolgált az aláírás és a bélyegző. Egy elektronikus számlát nem lehet kézzel aláírni és bélyegzővel lepecsételni, hiszen ez a fajta számla kizárólag elektronikus állapotában hiteles. A NAV is kizárólag elektronikus formában fogadja el, de csak akkor ha a benyújtott dokumentum tartalmazza az eredeti időbélyeget és elektronikus pecsétet.
Tehát ha egy elektronikus számlát kinyomtatunk papírra, akkor az a papír semmilyen formában nem fogja tartalmazni az elektronikus pecsétet. Ezért a kinyomtatott elektronikus számla már nem tekinthető hitelesnek a hatályos törvények értelmében.
Elektronikus számla kiállítása, elküldése, befogadása, kontírozása és tárolása
- Az elektronikus számla kiállítása valamilyen informatikai rendszerrel, jellemzően online vagy offline számlázó programmal történik.
- Az elektronikus számla elküldése is valamilyen elektronikus rendszer, jellemzően emailben történik. Az email csatolmánya az elektronikus számla. Online számlázó programok esetében a szolgáltató weboldalára mutató link kerül kiküldésre. A hiteles elektronikus számla a szolgáltató weboldaláról tölthető le.
- Az elektronikus számla befogadása az email befogadásával történik. Ha megérkezett az elektronikus számlát tartalmazó email, akkor a címzett ezzel befogadta a számlát. Azonban kifizetés előtt még élhet reklamációval. Kifizetés után viszont már nem.
- Az elektronikus számla kontírozása sajnos ma még nem egyértelmű. A könyvelők a kinyomtatott számlán kontíroznak, bár ebben a formájában az elektronikus számla már nem hiteles. Ennek ellenére mégis ez a bevett gyakorlat.
- Az elektronikus számla tárolása kizárólag az eredeti elektronikus formában történhet. Semmilyen más tárolási forma nem törvényes. A NAV ellenőrök is az eredeti elektronikusan tárolt dokumentumot fogják kérni emailben vagy pendrive-on.
Akkor most kinek van igaza?
Az a könyvelő aki nem tudja kezelni az elektronikus számlát vagy mindenképpen aláírt, pecsétes számlát követel, az több ponton is helytelenül jár el.
- A számla fogalmát és kötelező adattartalmát az Áfa törvény (2007. évi CXXVII. Törvény 168. és 169. §) határozza meg. Eszerint a számlának kötelezően tartalmaznia kell többek között:
- A számla kiállításának időpontját
- A számla sorszámát
- A számla kiállítójának nevét, címét és adószámát
- A vevő nevét és címét
- Az értékesített termék vagy szolgáltatás nevét, ha van, mennyiségét
- Ha a teljesítés és a fizetés határideje egymástól eltér, ezek időpontját
- A termék, szolgáltatás egységárát (ha van), a fizetendő áfa alapját, annak mértékét
Ebben a felsorolásban NEM szerepel az aláírás és a pecsét.
- Az elektronikus számlát nem lehet kinyomtatni és nyomtatott formában tárolni, mint hiteles dokumentumot.
- Tisztában van a hatályos magyar törvényekkel? Azokkal amelyek alapján a munkáját végzi?
- Ha számítógépet használ a könyvelő (márpedig biztos, hogy azt használ!), akkor elegendő ha megtartja azt az emailt amiben az elektronikus számlát megkapta.
- Ha nem ért annyira az informatikához, akkor szüksége lesz egy rendszergazda segítségére. Egy jó rendszergazda biztosan megtalálja a módját, hogy a törvény által meghatározott ideig és módon tárolni lehessen az elektronikus számlákat.
Mit tudsz tenni ha egy ilyen könyvelővel akadsz össze?
Ha te vagy a számla kibocsátója és az ügyfeled könyvelője nem fogadja el a számlát, akkor a következő dolgokat teheted:
- udvariasan tájékoztasd az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvényről
- Mit tegyek, ha nem fogadják el az e-számlámat? <– Ez egy érdekes cikk arról, hogy mit is tehetsz ha az ügyfeled nem hajlandó befogadni az elektronikus számládat.
Ha te vagy az akinek a könyvelője nem hajlandó befogadni az elektronikus számlát vagy megköveteli a kézi aláírást és pecsétet, akkor két dolgot tudok javasolni.
- Ülj le vele beszélgetni! El kell, hogy fogadja az elektronikus számlákat. Ha nem tud vele mit kezdeni, akkor érdemes lehet váltani.
- Beszélj a számla kibocsátójával és kérd meg, hogy sztornózza és küldjön papír számlát.
Milyen forrásokból lehet tájékozódni az elektronikus számlával kapcsolatban?
- 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról – ennél hitelesebb nem is kell, hisz ez maga a törvény
- Az elektronikus számla kiállítása, befogadása és megőrzése
- Mi is az elektronikus számla? Milyen feltételeknek kell megfelelnie?
- Számlaküldés: elég-e csak e-mailben vagy postázni is kell?
- Soha ne írd alá!
Ez a cikk a GOLNET Informatikai blogon jelent meg először 2019. március 7.-én.
