Folyamatosan kapcsolatokat létesítünk egymással és az egyik legfontosabb kommunikációs csatorna már az internet. Az email egy elfogadott és hivatalos kommunikációs eszköz és lassan nélkülözhetetlen eszköz, főleg egy cég életében. Milyen szoftvereket használhatunk az emailek kezelésére?
Offline vagy online email kliens?
Mint sok más szoftver esetében az levelező kliensek között is találunk online, azaz a webböngészőben használható verziót és offline, azaz a számítógépre telepített verziót. Ha valamilyen nagy szolgáltatónál van email címed, mint a Google, Freemail, Protonmail, akkor szinte biztos, hogy az ő általuk biztosított webes felületet használod. Ebben az esetben nem is nagyon van értelme offline programot használni. A Protonmail esetében nincs is igazán lehetőség erre. Pontosabban csak körülményesen.
Az offline kliensek a számítógépre vannak telepítve. Ettől még egyáltalán nem biztonságosabbak. Ezeket általában akkor használjuk ha egy adott gyártó levelező szerverét használjuk, mint az Microsoft Exchange, Lotus Domino. Szintén az offline szoftver használatát érdemes megfontolni ha egy generikus megoldásunk van, mint egy egyedi Linux szerver.
Az egyes email szerver gyártók olyan speciális megoldásokat és funkciókat használnak amelyeket csak az általuk készített kliens szoftverrel lehet kihasználni. Ezért ha egy gyártó szervere mellett döntünk, akkor nem is nagyon érdemes más gyártó email kliensében gondolkodni.
Offline email kliensek
MS Outlook
A sort az Outlook-al kezdem, mert ez az amit szinte mindenki ismer. Ez az MS Office csomag részét képezi és nagyon sok funkcióval rendelkezik. Más kérdés, hogy ezen funkciók 90%-át egy átlag felhasználó soha sem fogja használni.
Előnyök:
- közismert
- könnyen kezelhető
- folyamatosan fejlesztik és támogatják
Hátrányok:
- csak Windows vagy MacOS rendszeren használható
- fizetni kell érte
- más gyártó szervereivel csak korlátozottan kompatibilis
Lotus Notes
Ez az email szoftver kevésbé ismert, bár hasonlóan kiváló megoldás mint a Microsoft rendszere. A kezelő felülete eltér a megszokottól és főleg nem illeszkedik a most divatos Windows 10 csupasz dizájnjához.
Előnyök:
- egyedi applikációk fejleszthetők hozzá
Hátrányok:
- csak Windows rendszeren használható
- fizetni kell érte
- más gyártók szerverével csak korlátozottan kompatibilis
- sok mindent újra kell tanulni a használata során
Mozilla Thunderbird
Végre egy olyan email kliens amit már jó szívvel tudok ajánlani, igaz csak egyéni, otthoni használatra. Ennek oka, hogy titkosítatlan, így egyáltalán nem biztonságos formában tárolja az emaileket.
Ha otthonra kell egy ingyenes email kliens, akkor ezt javaslom. Céges környezetben nem ajánlott a használata, illetve csak sok-sok kiegészítő biztonsági intézkedés mellett.
Előnyök:
- nyílt forráskódú
- ingyenes használható akár céges környezetben is
- minden platformon működik, Windows, Linux, Mac
- szabványos kommunikáció formát használ ezért gyakorlatilag az összes gyártó szerverével kompatibilis
- rendkívül egyszerű a használata
Hátrányok:
- a szabványos kommunikáció miatt nem képes kihasználni az egyedi gyártók egyedi funkcióit
- a email fájl nem titkosított, így nem ajánlott vállalati környezetbe
Online email kliensek
Ha valamelyik nagy szolgáltatónál van email címed, akkor érdemes az általuk fejlesztett webes klienst használni. Ezzel elkerülheted, hogy
- a gépedre telepíts egy újabb programot, amit azután karban kell tartani
- a gépeden tárold adataidat elveszítsd ha az tönkre megy vagy ellopják
- egy adott géphez kösd magad
Outlook.com
Az Outlook.com a Microsoft online kollaborációs rendszerének a része. Ingyenes regisztrációval is használható, de ha van Office 365 előfizetésed, akkor jóval több funkciót kapsz.
Előnyök:
- Outlook-ról nagyon könnyű az átállás
- általában nem okoz gondot egy @outlook.com címmel való regisztráció
- a fizetős változatban saját domain nevet is kezel
Hátrányok:
- csak a előfizetős verzióban kapod meg szinte ugyanazokat a funkciókat, amelyeket az asztali Outlook klinesben már megszoktál
GMail vagy G Suite
Talán az egyik legismertebb és nagyon sokak által használt rendszer. Én személy szerint a teljes vállalkozásomat a fizetős, G Suite rendszerben kezelem. Kizárólag a webes felületet használom.
Előnyök:
- rendkívül egyszerű a használata
- jó a spam és vírus szűrés
- sehol sem okoz gondot a gmail-es címmel való regisztráció
- saját domain nevet lehet benne kezelni (csak a fizetős verzióban)
Hátrányok:
- csak a fizetős G Suite rendszer ad megfelelő védelmet a személyes adatok felett
Freemail
Magyarországon nagyon sokan használják. Nekem is van freemail-es címem, de csak azért, hogy legyen. Szinte soha sem használom.
Előnyök:
- egyszerű a használata
- magyar fejlesztés
- Magyarországon üzemeltetik (bár ez nem biztos, hogy előny)
Hátrányok:
- nagyon rossz a spam szűrése. Sok spamet átenged.
- nagyon sok weboldalon kifejezetten kérik, hogy ne használj freemail-es címet mert nem érkeznek meg rá a leveleik
- lassú és körülményes a fejlesztés és a támogatás
Protonmail
Itt a biztonságmániásoknak való rendszer. Teljes titkosítást biztosít, de csak akkor ha a Protonmail rendszeren belül marad az email. Érdemes adni neki egy esélyt ha csak emailezni szeretnél, de azt biztonságosan. Én is megtettem, de végül mégsem ez mellett döntöttem.
Előnyök:
- egyszerű a használata
- maximális biztonságot és titkosítás garantálnak
- saját domain nevet lehet benne kezelni (csak a fizetős verzióban)
Hátrányok:
- a biztonság csak addig működik amíg egy másik Protonmail-es email címre küldjük az email
- plusz szolgáltatások, mint dokumentum tárhely nem elérhető
- az ingyenes verzió csak 500 MB tárhelyet ad és nincs benne szűrési (filter) lehetőség
Összefoglalva
Ha email klienst választasz, akkor minden esetben az alábbi sorrendben mérlegelj:
- Te magad és a kollégák nyitottak vagytok az új dolgokra?
- Mit szeretnék csinálni?
- csak levelezni?
- naptár, feladat, címjegyzék is kell?
- dokumentumokat is kezelni szeretnék?
- Fontos, hogy bármikor és bárhonnan elérjem az emailjeimet?
- Ha tönkre megy a gépem, akkor is megmaradjanak a leveleim?
- Legyen natív mobil kliens verziója?
- Saját domain (pl. @golnet.hu) kezelése?
- Cég esetében milyen levelező szervert üzemeltetsz?
- Céges környezetben a kollégák egymással együttműködhessenek?
- pl. megosztott naptár, dokumentumok
Mit javaslok?
Az alábbi táblázatból megtudhatod, hogy mit javaslok, figyelembe véve a használati szokásokat.
| Használati szokás | Javasolt email kliens |
| Szinte kizárólag laptop/desktop számítógép használat | Offline kliens |
| Szinte kizárólag laptop/számítógép használat, gyakori utazással | Offline kliens |
| Szinte kizárólag laptop/számítógép használat, gyakori utazással de laptop nélkül | Offline és mobil kliens |
| Alkalmankénti laptop/számítógép használat | Online kliens |
| Alkalmankénti mobil és tablet használat | Mobil kliens |
| Szinte kizárólag mobil vagy tablet használat | Mobil kliens |
Ha offline megoldás kell:
- magán célra Thunderbird
- üzleti célra Outlook
Ha online megoldás kell:
- magán célra GMail
- üzleti célra G Suite
A fenti szoftverek a teljesség igénye nélkül adnak áttekintést a legismertebb email megoldásokról és szubjektív véleményt tükröznek. Mindegyik megoldásnak megvannak az előnyeik és a hátrányaik.
